Como secretaria virtual y consultora certificada de Odoo 18, una de las consultas que más recibo en los últimos meses está relacionada con VeriFactu.
Si eres autónomo o tienes una pequeña empresa, es muy probable que hayas oído hablar de VeriFactu en los últimos meses. Quizás tu gestor te ha comentado que tendrás que adaptar tu programa de facturación, has leído alguna noticia o simplemente te preocupa no saber si esta normativa afecta a tu negocio.
Es normal que surjan dudas: ¿Tengo que cambiar mi programa de facturación? ¿Es obligatorio? ¿Qué ocurre si utilizo Excel? ¿Es lo mismo que la factura electrónica?
En esta guía encontrarás una explicación clara y actualizada para entender qué es VeriFactu, cómo puede afectar a tu empresa y qué pasos puedes dar para prepararte con tranquilidad.
¿Qué es VeriFactu?
Ley Antifraude |
Reglamento VeriFactu |
Programas de facturación |
Facturas más seguras |
VeriFactu es un sistema impulsado por la Agencia Tributaria que establece nuevos requisitos para los programas de facturación utilizados por empresas y autónomos.
Su objetivo es garantizar que las facturas sean seguras, trazables e inalterables.
¿Por qué se crea VeriFactu?
El objetivo es:
✔ evitar el fraude fiscal
✔ mejorar la trazabilidad
✔ modernizar los programas de facturación
✔ facilitar el cumplimiento de la normativa
¿A quién afecta?
| Tipo de negocio | ¿Debe adaptarse? |
Autónomos | Sí |
Sociedades | Sí |
Pequeñas empresas | Sí |
Empresas grandes | Sí |
Usuarios de programas de facturación | Sí |
Aunque la normativa afecta a la mayoría de empresas y autónomos que utilizan un programa de facturación, existen algunas excepciones previstas por la legislación.
Las principales excepciones son:
- Empresas y profesionales acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII) del IVA. Están excluidos porque ya remiten su información de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria mediante ese sistema. La exclusión aplica tanto si están en el SII por obligación como si se han adherido voluntariamente.
- Personas o entidades que no tienen obligación de expedir factura para determinadas operaciones, según la normativa de facturación.
- Supuestos con autorización expresa de la AEAT para no emitir facturas o con regímenes especiales autorizados.
- Contribuyentes del País Vasco y de Navarra, que cuentan con sistemas propios (como TicketBAI en el País Vasco) y no se rigen por esta normativa estatal.
Algunas aclaraciones importantes:
- Ser autónomo en módulos no exime por sí mismo de la obligación. Si utilizas un sistema informático de facturación y estás dentro del ámbito de aplicación, deberás cumplir la normativa salvo que entres en alguna de las excepciones anteriores.
- Ser pequeño, facturar poco o estar exento de IVA tampoco exime automáticamente de VeriFactu.
¿Cómo funciona VeriFactu?
Para adaptarse a Verifactu, las empresas y autónomos deberán enviar las facturas a la AEAT en el momento de su emisión, permitiendo su verificación inmediata, y los clientes podrán verificar su validez directamente en la web de la AEAT mediante un código QR, pues las facturas deberán incluir la mención “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERIFACTU”, asegurando transparencia y seguridad tanto para emisores como para clientes.
Además, los receptores de estas facturas podrán acceder a ellas, lo que agilizará y modernizará considerablemente su tratamiento
Aunque el Reglamento Verifactu tiene como meta principal combatir el fraude fiscal y promover la digitalización de las empresas españolas, el fin es integrar cada factura instantáneamente con la Hacienda Española, lo que permitirá que en poco tiempo tengamos un borrador para presentar impuestos como el IVA o el 349, que solo tendremos que validar.
¿Qué cambia con VeriFactu?
Antes | Con VeriFactu |
Facturas modificables | Registro inalterable |
Poco control | Mayor trazabilidad |
Cada programa funcionaba diferente | Requisitos comunes |
VeriFactu NO es lo mismo que la factura electrónica
VeriFactu | Factura electrónica |
Regula el software | Regula el formato |
Ley Antifraude | Ley Crea y Crece |
Control fiscal | Intercambio entre empresas |
Muchas personas confunden ambos conceptos, pero son normativas diferentes.
Aunque VeriFactu y la factura electrónica son normativas diferentes, ambas forman parte del proceso de digitalización de las empresas. Por eso es habitual que se mencionen juntas, aunque cada una tenga objetivos y requisitos distintos.
¿Cuándo entra en vigor?
Empresas | Autónomos |
1 enero 2027 | 1 julio 2027 |
Cómo prepararte para VeriFactu paso a paso
1. Comprueba cómo emites tus facturas
Haz una revisión de tu sistema actual.
- ¿Utilizas un programa de facturación?
- ¿Facturas con Excel o Word?
- ¿Tu software sigue recibiendo actualizaciones?
Conocer tu punto de partida te ayudará a tomar la mejor decisión.
2. Consulta si tu programa será compatible
Si ya utilizas un software de facturación, pregunta al proveedor si estará adaptado a VeriFactu y cuándo estará disponible la actualización.
3. Valora si es el momento de cambiar
Si tu programa se ha quedado limitado, quizá sea una buena oportunidad para implantar una solución más completa que, además de cumplir la normativa, te ayude a gestionar mejor tu negocio.
4. Mi consejo es no esperar al último momento
Implantar un nuevo programa requiere un periodo de adaptación. Cuanto antes empieces, más tranquila será la transición.
Algunas ventajas de adaptarse a VeriFactu antes de tiempo son:
✔ evitar prisas
✔ formar a los empleados
✔ comprobar que todo funciona
✔ aprovechar para organizar la empresa
✔ automatizar procesos
5. Déjate asesorar
Cada negocio tiene unas necesidades diferentes. Antes de elegir un programa de facturación, conviene analizar qué herramientas necesitas realmente para evitar invertir en soluciones que no vas a utilizar.
En resumen
Si solo quieres quedarte con las ideas principales, recuerda esto:
✔ VeriFactu no es un programa de facturación, sino una normativa que deberán cumplir los programas utilizados por empresas y autónomos.
✔ No es lo mismo que la factura electrónica.
✔ La mayoría de autónomos y pequeñas empresas deberán adaptar su software antes de las fechas establecidas.
✔ Cuanto antes prepares la transición, más sencilla será la adaptación.
✔ Aprovechar este cambio puede ayudarte a mejorar la organización y la gestión de tu negocio.
Si todavía no conoces todos los servicios que puede ofrecer una secretaria virtual, te invito a leer este artículo donde explico qué tareas puedes delegar y cómo puedo ayudarte a organizar mejor tu negocio.
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